Каждое предприятие ежедневно сталкивается с огромным количеством документации: это и личные дела сотрудников, и всевозможные договора, и платежные документы, и отчетности, и многое-многое другое. Одни из этих документов не имеют ценности и не сохраняются на предприятиях, а другие должны храниться десятилетиями и передаваться в архив. Разобраться в том, какие дела должны храниться вечно, а какие подлежат уничтожению, помогает экспертиза ценности документов.
Цели и способы проведения
Во время экспертизы устанавливается ценность документов по целому ряду критериев. Такая оценка проводится для того, чтобы установить срок хранения дел. Организовывается такое мероприятие в каждом подразделении организации для того, чтобы отобрать документы для:
- подготовки их к передаче в архив на постоянное или временное хранение;
- дальнейшего хранения в структурном подразделении;
- подготовке бумаг к уничтожению (при истечении сроков хранения).
Экспертиза проводится методом полистного изучения дел. Это позволяет определить, какие дела будут временно (более 10 лет) храниться на предприятии, а какие — вечно. При этом проводить оценку документов только по их заголовкам не разрешается.
Дела, на которых стоит отметка «ЭПК», также просматриваются полистно. Это необходимо для того, чтобы выделить из их состава те документы, которые подлежат постоянному хранению. В результате такие дела подлежат переформированию. Выделенные документы либо подшиваются к однородным делам, либо из них формируется новое дело.
Конечный этап проведения экспертизы заключается в составлении сводных описей дел. Также составляются акты об уничтожении тех документов, которые не подлежат дальнейшему хранению. Все акты и описи одновременно рассматриваются на заседании экспертной комиссии, затем вся документация утверждается и подписывается руководством учреждения.
